Gestão documental na Construção
O setor da construção requer uma grande quantidade de recursos, como materiais, equipamentos e mão de obra, que são envolvidos em muitas etapas, desde a conceção do projeto até à sua entrega.
A TBFiles é uma empresa que presta o serviços de desmaterialização de processos administrativos, gestão documental, custódia de arquivo e soluções tecnológicas e logísticas que otimizam processos em diversos setores.
Para a empresa, o sucesso de cada projeto deve ser passível de se medir através de três tópicos principais:
- Gestão de pessoas: qualidade e profissionalismo, mas também exigir que consigam trabalhar de forma organizada e com bom controlo de cronogramas e orçamentos, de forma a garantir a qualidade do serviço e evitar atrasos na entrega dos projetos;
- Gestão de materiais: garantir que os profissionais estão atentos às especificidades do projeto e reforçar a importância da reciclagem e boas práticas a fim de evitar falhas e desperdícios;
- Gestão de orçamento: recorrer a ferramentas que assegurem um controlo rigoroso, atempado e eficaz dos custos imputados.
Em todos estes aspetos são gerados inúmeros documentos e processos documentais, que fluem em circuitos tantas vezes desestruturados ou menos organizados.
De acordo com a TBFiles, a implementação de workflows de gestão documental permite definir regras de negócio e implementar o sistema para otimizar processos, libertando os colaboradores das tarefas rotineiras, garantindo o controlo e a correta alocação de custos aos autos de obras permitindo encontrar rapidamente os dados necessários recorrendo a pesquisa documental inteligente.
Para além disso, assegura a proteção dos arquivos com o backup da informação, reduz os custos relacionados com o tratamento de documentos e traz maior flexibilidade para aceder à informação.
Presente no mercado desde 2003, a TBFiles dispõe da “mais avançada tecnologia a nível mundial na prestação de serviços de gestão documental, otimizando e simplificando os processos da sua organização”, refere a empresa.
A TBFiles cumpre mais de dez normas de qualidade relacionadas com a prestação de serviços de gestão documental, nomeadamente a norma ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013.
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